Merencanakan konferensi perusahaan dapat meningkatkan karir dan visibilitas. Ia dapat memperkuat penjualan perusahaan dan moral, tergantung pada tujuan.
Konferensi kompleks, meskipun, dan dapat sulit untuk merencanakan. Sebuah agenda yang menarik dan pembicara besar adalah suatu keharusan. Tapi begitu juga makanan, kursi yang nyaman dan sejumlah elemen di belakang layar. seperti AC. Kopi panas saat pagi.
Konferensi yang tidak direncanakan dengan baik dapat berdampak karir Anda seperti balon timah. Jika pembicara tidak mengesankan peserta, atau Anda kehabisan makanan, itu dapat berbicara tentang selama bulan sesudahnya... Dan Anda mungkin bahu menyalahkan, atau setidaknya berbagi.
Jadi rencana konferensi perusahaan Anda secara menyeluruh. Jangan tinggalkan apa-apa untuk kesempatan. Berikut adalah 10 tips untuk perencanaan berhasil.
Langkah awal
1. Putuskan pada tujuan yang jelas
Sukses konferensi memiliki tujuan yang jelas. Apakah Anda perlu untuk memotivasi kekuatan penjualan? Memperkenalkan produk baru? Terlibat dalam kegiatan tim-bangunan? Menyatukan wilayah geografis yang terpisah? Tujuan menentukan banyak dari sisa konferensi: ukurannya, penutur dan agenda.
2. brainstorming wishlist
Setelah Anda memiliki tujuan yang mendefinisikan, mulai melakukan brainstorming. Apa Anda--dan Rapat Komite, jika ada satu--paling ingin melihat? Apakah Anda ingin terlibat pembicara yang dinamis dan terkenal? Apakah Anda ingin sesi pleno, dimana seluruh kelompok peserta berkumpul untuk mendengar pembicara? Atau apakah Anda perlu serangkaian sesi break-out pada beberapa topik? Apa tentang tempat konferensi? Harus itu dekat perusahaan? Di daerah yang nyaman untuk peserta seluruh Amerika Serikat dan luar negeri?
3. membuat anggaran
Setelah Anda memiliki tujuan dan daftar keinginan, mengatur anggaran Anda. Pastikan untuk menyertakan semua kategori yang Anda butuhkan. Mengatur item baris untuk setiap hal di daftar keinginan Anda.
Anda perlu dibayar speaker? Menu yang akan menjadi bagian dari pertemuan? Bagaimana tentang tempat? Apa jenis ruang konferensi yang akan Anda butuhkan? Sesi pleno kamar mungkin harus menampung beberapa ratus orang, sementara ruang sesi break-out mungkin hanya perlu untuk menampung 20 atau jadi. Akan Anda merekrut vendor untuk menciptakan cetak atau bahan berbasis web? Untuk informasi yang berhubungan dengan Rapat?
Membuat daftar semua yang Anda butuhkan dan berapa banyak setiap item akan biaya, kira-kira. Kemudian mulai mencari tempat yang dapat menampung semua itu. Mencari tempat pertemuan yang menawarkan paket Rapat yang fleksibel dan dilengkapi dengan baik untuk menangani kebutuhan Anda.
4. mempersempit daftar keinginan dan anggaran
Setelah memasangkan ingin Anda daftar dan anggaran, salah satu dari dua hal yang mungkin terjadi. Satu: Anggaran yang tersedia dan daftar keinginan yang cocok! Sekarang Anda dapat mulai perencanaan dengan sungguh-sungguh.
Jika Anda memiliki kekurangan dalam anggaran untuk konferensi ingin daftar Anda, merevisi rencana sehingga cocok dalam anggaran Anda. Jika Anda merencanakan delapan sesi pelarian selama dua hari, misalnya, merampingkan itu ke dalam empat sesi lebih dari satu hari. Jika speaker Anda diinginkan mengutip biaya mahal, Pramuka di sekitar satu sama baik yang akan berbicara kepada Anda bisnis kurang--atau pro bono.
5. penelitian tanggal yang tersedia
Periode perencanaan konferensi harus setidaknya satu tahun, dan lebih banyak lagi. Mengapa? Karena pertemuan memiliki banyak logistik. Anda perlu tempat, vendor dan speaker semua tersedia pada tanggal tertentu. Jika perencanaan jangka waktu kurang dari satu tahun, ketersediaan satu atau lebih dari elemen-elemen ini mungkin terbatas.
Anda akan perlu untuk menempatkan tiang tenda dalam bentuk tanggal sebelum semua perencanaan selesai. Ini adalah ide yang baik, meskipun, untuk penelitian tanggal ketersediaan untuk 1) tempat yang dapat menampung jumlah orang dan jenis Rapat yang Anda inginkan, 2) pembicara terkemuka dan 3) vendor. Setelah Anda memiliki mereka tanggal ketersediaan, tentukan tanggal rapat.
Karet Hits jalan: perencanaan dengan sungguh-sungguh
Sekarang Anda siap untuk memulai perencanaan konferensi!
6. buku tempat
Membuat komitmen untuk tempat dimana konferensi akan diselenggarakan. Jika tempat akan bertanggung jawab untuk mempersiapkan dan menyajikan makanan Rapat, mengatur komitmen bagi mereka juga.
7. Penyewaan pembicara dan vendor
Membuat pengaturan dengan speaker apapun. Mengirim mereka Rapat tanggal, waktu dan bahan-bahan lain yang diperlukan. Menyewa vendor Anda akan perlu.
8. mengembangkan agenda
Anda mungkin memiliki rasa yang baik dari apa agenda dari sesi brainstorming awal. Atau, Anda mungkin saat ini perlu duduk dan menariknya, titik dengan titik. Mengembangkan sebuah agenda perusahaan harus dimulai segera setelah tanggal untuk konferensi perusahaan.
Pastikan untuk mengedarkan agenda sehingga para pihak yang bersangkutan telah melihat dan berkontribusi terhadap hal itu sebelum itu selesai.
9. mempublikasikan konferensi
Semua pertemuan, Apakah internal atau eksternal ke perusahaan, harus dipublikasikan. Jika jumlah penonton wajib--mengatakan itu adalah pertemuan motivasi untuk kekuatan penjualan--publisitas akan membangkitkan peserta dan membiarkan mereka tahu apa pertemuan adalah semua tentang. Jika tidak wajib--bergulir keluar produk baru, sehingga karyawan dapat hadir atau tidak--publisitas dapat memberikan alasan untuk hadir.
Publisitas harus memberikan alasan bahwa pertemuan akan bermanfaat bagi peserta. Menggunakannya sebagai saluran informasi serta, untuk membiarkan orang tahu tanggal, agenda, tempat dan setiap objek wisata di sekitarnya.
Memutuskan apa yang harus metode publisitas. Situs web? E-mail ledakan secara teratur? Brosur dan brosur? Sebuah cerita dalam newsletter perusahaan? Campuran dari semua ini?
10. mengevaluasi konferensi
Langkah pasca konferensi ini kadang-kadang diabaikan. Itu tidak boleh. Anda memerlukan umpan-balik yang konkret dan terukur pada konferensi untuk peserta. Kuesioner pendek bertanya apa yang peserta dikumpulkan dari konferensi adalah ide yang baik. Kembali ke tujuan Anda di sini. Jika tujuan ini memotivasi kekuatan penjualan, apa adalah mereka dibawa pulang? Jika peluncuran produk baru, para peserta belajar informasi berharga tentang produk? Apakah mereka nyaman selama pertemuan? Apakah mereka merasa berharga untuk karier mereka?
Konferensi perencanaan adalah cara yang bagus untuk membangun visibilitas dan profil dalam perusahaan Anda. Karena perencanaan konferensi kompleks, perlu ditangani dengan rencana menyeluruh di tempat dan langkah-langkah spesifik untuk eksekusi. 10 tips ini akan membuat Anda siap untuk sebuah konferensi yang mengesankan.
Video beberapa konfrensi yang membuat peusahaan sukses:
